キューバンラブ 〜生活に役立つ豆知識のご紹介〜

パソコン使ってお仕事しようと思ったら、まずはExcel！
現代人必須のスキルですよね。

でも、Execlってすごく高機能、複雑なソフト。

「ごく簡単な機能しか使えない…」
「一応毎日使っているけど、もっと便利に使える気がする…」

そんな人も多いハズ！
ここでは、もう一歩Excelを使いこなすため関数・グラフについて解説します。
めざせExcelマスター！

関数って何なのか？どうやって使うのか？

関数、皆さんも中学や高校の数学でやりましたよね？
もう忘れたと言う方に超ざっくり言いますと、

「片方の数字とかの固まりが、別の数字とかの固まりになる決まり」

みたいなもんです。

例えば、

2x=y

やりましたよねこういうの。

yは2にxをかけたもの。

この場合、
「yはxの関数である」
と呼びます。

yの値が決まれば、xの値も自動的に決まります。

ここでExcelです。

Excelは、いわゆる表計算ソフトと呼ばれるものです。

例えば隣り合うセルに、「1」「1」と入力して、
その隣のセルで自動計算ボタンを押せば、大抵の場合「2」になります。

1+1を自動で計算しているわけです。

これを1+1じゃなく、1÷1とか1×1とか、どう計算するかを事前に決めておけば、
「yの値が決まれば、xの値も自動的に決まる」のと同じ様に、
任意の数を入力すれば、自動的に計算してくれます。便利です。

これが「Excelで関数を使う」と言うことです。

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簡単な関数の使い方

まずは、全部の数値を合計する関数です。

SUM

セルの中で「=」を入力すると、そのセルは計算しますよ、という指定になります。
SUM関数を使う場合、例えば以下の様に入力します。
こう書くと、そのセルにA1,A2を合計した値を表示します。
ここでちょっとExcelに慣れた人ですと、それだったら
でいいんじゃないの？と思われる人もいるかもしれません。
たしかにこれでも一緒です。
しかしSUM関数では
こういう書き方もできます。
この場合、A1,A2,A3を合計した値を表示します。
もっともこれも
でも一緒です。
しかし、
だったらどうでしょう？
これを「+」を使って書くとすると、A1〜A15まで書かないといけません。
関数を使った方がはるかにカンタン、楽な事が分かると思います。
これが関数の威力です。
SUMではさらに、
の様に、連続していない、離れたセルも指定することができます。

ほかに簡単な関数としては、
などがあります。

もちろんもっと複雑な関数もい〜っぱいありますが、
まずは簡単な関数を使いながら、少しずつ慣れて行きましょう。

たくさん使いこなせるようになれば、その分いろんな所で楽できるようになっていくハズです。

グラフを使うと何が嬉しい？

Excelの様な表計算ソフトでは、グラフを使って数字を表すことができます。
円グラフとか棒グラフとか、ああいうのです。

グラフにすると何が嬉しいのでしょうか？
見た目がキレイ？いえいえ、もっと大切なことがあります。

例えば、ある会社の営業部で、部員の営業成績一覧がExcelになっているとします。

各部員の今月の売上は、数字を見れば分かります。

しかし、

・AさんがBさんを比べた場合、どのくらいの差があるのか？
・全体的にどの辺りの売上の人が多いのか？

こういったことも数字を見て考えれば分かりますが、グラフにすれば「ひと目」と言っていいくらい、非常に分かりやすくなります。
グラフにする一番の意義は「数字の羅列を人間にとって分かりやすくする」ことなのです。

Excelでグラフを使うには、グラフにしたい範囲を選択してから、「挿入」タブでグラフの種類を選ぶ。
これだけです。

簡単にグラフにすることができます。
グラフを使って、数字の意味をより把握できるようにしていきましょう。

よく使うグラフとしては、
この3つがあります。
どれも学校の算数や数学でおなじみのものですね。

他にも使えそうなグラフ

Excelでは他にも、さまざまなグラフで数値を表示することができます。
※古いExcelでは使えないものもあります。
自分の使うデータを、さまざまなグラフで表示してみて、
自分で「分かりやすい！」と思うものを見つけていきましょう。

そうすれば扱っているデータの意味を、もっと把握することができるようになっていくハズです。

まとめ

Excelは非常に高機能なソフトです。

余りの多機能ぶりに、目がくらんでしまう人も多いのでは？

でも、大事なことは「全ての機能を使い切る」事ではありません。

自分にとって必要なもの、便利になること、を少しずつ積み重ねて行きましょう。

そうすれば、少しずつでもいろんな事を覚えて行き、
いつしかExcelを使うことにも自信が付いていくはずです。

少しずつ覚えて行って、仕事をどんどん楽にしていきましょう！

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